Il Notaio è un pubblico ufficiale istituito per ricevere atti tra vivi e di ultima volontà e attribuire loro pubblica fede.
Ne discende che, diversamente da ciò che accade negli ordinamenti di diritto anglosassone, l′atto pubblico fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha redatto, delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti.
Il Notaio accerta l′identità dei comparenti e svolge una funzione di adeguamento e di filtro di legalità, dando forma giuridica alla volontà espressa dalle parti e conformandola alle inderogabili disposizioni di legge.
Il Notaio conserva in deposito gli atti da lui ricevuti e li custodisce finché esercita in un determinato Distretto. Dopo la cessazione del Notaio dalle funzioni per qualsiasi causa, gli atti sono custoditi dall′Archivio Notarile Distrettuale di competenza per cento anni e, successivamente e per sempre, dall′Archivio di Stato.
Latto notarile è eterno e agevolmente reperibile e ci sarà sempre un soggetto abilitato a rilasciarne una copia dichiarata conforme all′originale.